Excel中制作报表有哪些技巧-利用Excel制作年终报表几种技巧方法

发布日期：2024-10-27 13:25:52

相信有很多用户都有已经知道了microsoft excel，在这里小编就介绍一下Excel中制作报表有哪些技巧-利用Excel制作年终报表几种技巧方法

1. Alt+=快速求和

汇总求和是年报制作里经常遇到的一个问题，传统方法是利用SUM函数+单元格拖拽。不过一个更快捷的操作是：先选中数据区，按下“Alt+=”，稍后Excel就会将汇总结果直接填写到表格下方。如果你还需要横向汇总，那么可以在选择时多选一组空白列，这样Excel就会一并把横向结果也汇总出来了。

Alt+=快速汇总表格

2. 一键切换数字格式

将一个数值改为百分比或货币单位，传统方法是修改单元格格式。但如果这样的数值很多，也可以借助快捷键来完成。选中单元格，按下Ctrl+Shift+3就是日期格式，按下Ctrl+Shift+4就是货币格式，按下Ctrl+Shift+5就是百分比格式。

一键变换单元格格式

3. 一键展现公式

表格里夹杂了很多公式，修改起来不方便。想让公式“显形”其实非常简单，只要按一下“Ctrl+~”就可以了。这样处理之后，再编辑表格就不怕将公式误删除了。

一键展现公式

4. 一键增加行列

制作表格时经常需要添删行和列，传统方法是将光标定位到行列开头，再用右键手工操作。其实你也可以先将光标定位到要处理的行列开关，按下快捷键Ctrl+/-。其中“Ctrl+”是增加行(列)，“Ctrl-”是减少行(列)。需要几个按几下，要比传统方法方便多了!

快捷键添删行和列

5. 快速在不同工作表间切换

有些表格内置了多张工作表，想要遍历所有工作表，只能通过鼠标点击。其实我们也可以借助快捷键来完成，其中Ctrl+PageDown是向右切换，Ctrl+PageUp是向左切换。而且这个快捷键没有循环功能，不会跳到结尾后再从头来一遍，很适合财务人员使用。

快速切换不同工作表

6. 不想看到碍眼的“0”

由于公式的缘故，很多做好的空白模板里都会包含大量的0。如果不想看到这些0，一个最直接的办法就是隐藏它。方法是：点击“文件”→“选项”→“高级”，取消“此工作表的显示选项”→“在具有零值的单元格中显示零”前面的复选框就可以了。

取消“0”值显示

需要注意的是，这项设置仅针对于当前工作表有效，且会自动保存到文件里。设置好后，即便将表格放到另一台电脑上，也不会将0显示出来。

“消零”前后对比

7. 只打印表格中的某一部分

有时一个表格中会包含若干内容，如果只希望打印其中某一部分该怎么办呢?答案就是——设置打印区域。选中要打印的部分，点击“页面布局”→“打印区域”→“设置打印区域”。设置好后，再点击打印按钮，表格中的其他部分就不会被打印了。

使用“打印区域”仅打印指定部分(蓝色表格)

8. 快速删除空行

表格经过多次编辑后，往往会留下一堆空行，如何快速删除这些空行呢?很简单，首先Ctrl+A全选，然后按下Ctrl+G调出“定位”对话框，接下来点击 “定位条件”，双击“空值”。这时Excel会自动选中所有空白的单元格，接下来在空白格上右击并执行“删除”→“整行”，所有的空行就被一键清除了。

快速删除空行

9. 快速录入部门员工清单

如果需要重复录入内部员工信息，自定义序列将是一个不错的选择。首先将部门名称及员工清单按列输入到Excel中，然后选中并点击“文件”→“选项”→“高级”，向下找到“编辑自定义列表”按钮。接下来在弹出面板右侧点击“导入”按钮，完成序列值添加。一旦后续需要填写本部门信息，只要输入部门名称(比如本例中的“技术部”)，再将填充柄向下拖拽，名单便自动生成了。